Kesalahan paling umum saat orang mulai mengotomasi operasional bukan soal teknologi. Soalnya urutan.
Hampir selalu dimulai dari rencana besar: "kita akan bangun dashboard terintegrasi yang menghubungkan semua". Enam bulan kemudian, belum ada yang berubah.
Masalah dengan rencana besar
Rencana besar punya tiga kelemahan:
- Terlalu lama sebelum ada hasil. Tidak ada yang bisa menilai apakah arahnya benar.
- Terlalu banyak asumsi. Setengah dari kebutuhan yang direncanakan ternyata tidak pernah dipakai.
- Sulit dibatalkan. Setelah investasi besar, orang bertahan pada pendekatan yang tidak bekerja.
Mulai dari satu laporan
Laporan bulanan adalah titik mulai yang bagus, karena:
- Rasanya nyata. Ada satu hal konkret yang berubah.
- Bisa diukur. Berapa jam yang dulu tersita, sekarang jadi berapa menit.
- Kegagalannya murah. Kalau tidak berhasil, kerugiannya satu laporan, bukan satu sistem.
Urutan yang saya pakai
1. Pilih laporan yang paling sering diminta. Bukan yang paling canggih — yang paling sering diminta. Di situ nyeri terbesarnya.
2. Ukur cara lama. Berapa menit, siapa yang mengerjakan, seberapa sering salah. Angka ini jadi pembanding.
3. Otomasi satu sumber data dulu. Jangan semua sumber sekaligus. Ambil yang paling mudah diakses.
4. Jalankan berdampingan. Sistem baru dan cara lama jalan bersamaan selama beberapa siklus. Bandingkan hasilnya.
5. Baru perluas. Setelah satu laporan terbukti akurat dan hemat waktu, tambah yang berikutnya.
Tanda pendekatannya bekerja
Kalau dalam dua minggu tidak ada satu pun orang yang membuka cara lama secara sukarela, berarti otomasinya benar.
Kalau orang masih memeriksa ulang dengan cara manual, berarti ada yang belum dipercaya — cari tahu bagian mana, perbaiki itu.
Yang sering terlewat
Otomasi bukan proyek sekali jadi. Setelah dipakai, kebutuhan berubah, sumber data berubah, orangnya berganti. Sistem perlu dirawat.
Itu sebabnya memulai kecil lebih baik: sistem kecil lebih mudah dirawat daripada sistem besar yang tidak ada yang paham cara kerjanya.