Tidak semua pekerjaan operasional cocok diotomasi. Memaksakan otomasi pada hal yang salah justru menambah pekerjaan — bukan mengurangi.
Ini pembatas yang saya pakai untuk memilah.
Yang cocok diotomasi
Pekerjaan berulang dengan aturan jelas. Pencatatan, penjadwalan ulang, pengingat, penyusunan laporan rutin. Kalau aturannya bisa ditulis, biasanya bisa diotomasi.
Pengumpulan dan penggabungan data. Mengambil angka dari beberapa sumber dan menyatukannya. Membosankan bagi manusia, mudah bagi sistem.
Pemantauan berkelanjutan. Hal-hal yang perlu diperiksa terus-menerus: ketersediaan, tenggat, penyimpangan kecil. Manusia lelah; sistem tidak.
Penyampaian informasi ke kanal yang sudah dipakai. Mengirim ringkasan ke tempat tim sudah biasa bekerja, bukan memaksa pindah aplikasi.
Yang sebaiknya tetap manual
Keputusan yang melibatkan nuansa. Menilai apakah tamu yang mengeluh perlu kompensasi, atau apakah kerusakan itu kelalaian atau keausan. Konteksnya terlalu kaya untuk aturan kaku.
Hubungan dengan orang. Negosiasi, penanganan keluhan yang sensitif, membangun kepercayaan. Otomasi di sini justru merusak.
Situasi yang jarang dan tidak terduga. Kalau terjadi sekali setahun, membangun otomasinya tidak sepadan. Lebih baik buat prosedur manual yang jelas.
Hal yang standarnya belum stabil. Kalau prosesnya masih berubah setiap bulan, otomasi akan mengunci cara yang salah. Stabilkan dulu.
Cara memilah dengan cepat
Tanyakan tiga hal pada setiap pekerjaan:
- Berapa kali sebulan? Kalau kurang dari dua kali, kemungkinan tidak sepadan.
- Apakah aturannya bisa ditulis tanpa banyak pengecualian? Kalau pengecualiannya lebih banyak dari aturannya, tahan dulu.
- Apakah kesalahannya mahal? Kalau ya, otomasi harus punya pemeriksaan, bukan sekadar dijalankan.
Kesalahan yang sering terjadi
Mengotomasi kekacauan. Kalau prosesnya berantakan, otomasi hanya membuat kekacauan berjalan lebih cepat. Rapikan dulu, baru otomasi.
Mengotomasi tanpa ukuran. Tanpa angka pembanding, tidak ada yang tahu apakah otomasi benar-benar membantu atau hanya memindahkan pekerjaan.
Mengotomasi lalu ditinggalkan. Sistem tanpa perawatan akan perlahan salah, dan orang kembali ke cara lama. Lebih baik tidak diotomasi daripada diotomasi lalu ditelantarkan.